Muchas veces cuando hablamos de organizarnos mejor con nuestro tiempo, hablamos de maneras muy lógicas o incluso prácticas, tales como calendarios, listas, aplicaciones, herramientas, etc. Rory Vaden sugiere que el manejo del tiempo no solo es un tema intelectual, sino que también tiene un elemento emocional con muchas implicaciones. Explica que los compromisos en nuestro calendario, los puntos en nuestra lista de pendientes o los mensajes por responder no son las únicas cosas que rigen nuestro uso del tiempo. Sentimientos de culpa, preocupación y ansiedad, así como el deseo de sentirnos exitosos también influyen en las decisiones que tomamos con nuestro tiempo.
Rory nos anima a preguntarnos cuáles tareas son realmente significativas, y hace la siguiente distinción:
La urgencia define cuando algo es importante.
La importancia define que tan importante es.
La significación define por cuanto tiempo será importante.
Cuando empezamos a pensar en la significación de nuestro trabajo, esto nos lleva a pensar en mañana y en el futuro. Muchos líderes se preguntan, ¿qué es lo más importante que puedo hacer el día de hoy? Rory sugiere que es más conveniente preguntarnos, ¿cuál es la cosa que puedo hace hoy, que tendrá el mayor impacto en el futuro? A las personas que piensan de esta manera, el las llama multiplicadores – son personas que hacen sacrificios a corto plazo por los beneficios que esto llevará a largo plazo.
De acuerdo con Rory, los multiplicadores usan un embudo de enfoque con cinco fases, para evaluar a cada tarea: eliminar, automatizar, delegar, aplazar y concentrar.
¿Puedo eliminar esta tarea? Algunas cosas simplemente puedes eliminar de tu día. Son solicitudes y proyectos externos que no necesariamente necesitas aceptar.
Si no la puedo eliminar, ¿la puedo automatizar? Un ejemplo práctico y sencillo serían los pagos de luz o teléfono. Quizás solo entran 5 minutos en hacer cada pago, pero si es algo que puedes automatizar, a largo plazo si terminas ahorrando tiempo. Otro ejemplo serían las instancias donde las personas tienden a hacerte las mismas preguntas. En ese caso puede ser útil invertir algo de tiempo inicial para elaborar un proceso, que les permite a las otras personas hacer la tarea por si mismas sin ocupar de nuestro tiempo.
Si no la puedo automatizar, ¿la puedo delegar? El delegar es un tema que nos cuesta a la mayoría de los líderes. Muchas veces se trata de cosas que hemos hecho por mucho tiempo y las hacemos muy bien. Dejar que otra persona lo haga ahora, puede implicar que no se haga tan bien. Delegar implica dar permiso, para no hacer todo de una manera perfecta. Rory tiene dos consejos:
Si otra persona lo hace al 80%, es mejor que si tu lo haces al 100%.
Recuerda que necesitas multiplicar por 30 el tiempo que tu requieres para hacer alguna tarea, para calcular cuanto necesitarás invertir en una persona para que haga bien esa tarea en tu lugar. Por ejemplo: si duras 30 minutos haciendo los pagos semanales de tu empresa, necesitarás invertir 900 minutos en otra persona para que lo haga bien en tu lugar. 900 minutos son 15 horas y suena como mucho tiempo. Pero si ahora te pones a pensar que en un año inviertes 26 horas haciendo pagos, esta inversión de tiempo se paga en menos de un año y te da la libertad para empezar a hacer otras cosas – cosas de mayor significación.
Si no la puedo delegar, ¿la puedo aplazar? Simplemente aplazar algo porque no tenemos ganas de hacerlo, es algo negativo que tarde o temprano tendrá repercusiones negativas para nosotros. Pero si lo aplazamos porque ahorita no es el mejor momento para hacerlo, puede ser algo positivo.
Por último, me concentro en las tareas que no puedo eliminar, automatizar, delegar o aplazar. Les doy el 100% de mi atención y las completo lo más pronto posible.
Estos conceptos fueron tomados de la entrevista con Rory Vaden en el CRAIG GROESCHEL LEADERSHIP PODCAST. Si te gustó este artículo, te invitamos a que lo compartas también con tu círculo de amigos. Foto: Skitterphoto.
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